La tramitación del depósito legal se hace a través del sistema de tramitación telemática.
Para poder realizar esta tramitación en línea es preciso contar con un nombre de usuario y una contraseña. Póngase en contacto con la Oficina de depósito legal correspondiente para recibir esta información.
Enseguida podrá acceder a la plataforma para la gestión del depósito legal de Galicia. Da servicio a las cinco oficinas provinciales, así como a los centros de conservación de la Biblioteca de Galicia y Bibliotecas Centrales Territoriales, y facilita un acceso centralizado a las editoriales para que puedan consultar el estado de sus solicitudes. Permite:
- La gestión de las solicitudes de número de depósito legal y su asignación.
- La gestión de las prórrogas y anulaciones sobre los registros de número de depósito legal existente.
- La gestión de las constituciones de número de depósito legal.
- La gestión de los envíos de registros constituidos a los centros de conservación correspondientes.
- La gestión de las publicaciones periódicas.
- La obtención de informes y estadísticas.
Constitución del depósito legal
El depósito legal deberá constituirse en las oficinas de depósito legal de A Coruña, Lugo, Ourense, Pontevedra y Vigo.
Solicitud de número de depósito legal
Cuando una obra en soporte tangible esté próxima a su terminación, el sujeto obligado solicitará un número de depósito legal por vía telemática, a través del sistema de gestión del depósito legal de Galicia, antes de que finalice la impresión o producción del documento.
En el caso de ser persona física también podrá hacerlo de forma presencial en la oficina de depósito legal que le corresponda según su domicilio social.
Una vez asignado el número, deberá constituir el depósito en el plazo máximo de 2 meses, siempre con carácter previo a la distribución o venta.
No se solicitará número de depósito legal para las publicaciones en línea, en soportes no tangibles.
Solicitud de anulación y prórroga
El sujeto obligado solicitará la anulación del número de depósito legal cuando la obra finalmente no llegue a término o exista alguna razón justificativa que impida la constitución del depósito o la entrega de los ejemplares.
Asimismo, podrá solicitar una prórroga para la constitución del depósito en los casos en los que los procesos de producción o impresión se realicen fuera de España. La prórroga tendrá una duración máxima de 2 meses más.
Composición del Número de depósito legal
El número se imprimirá en un lugar visible e identificable, generalmente en el verso de la portada o en el lugar donde se sitúe el pie de imprenta, y estará constituido por:
- La sigla DL
- La sigla que corresponda la cada oficina, que es:
- C para Coruña
- LU para Lugo
- OU para Ourense
- PO para Pontevedra
- VG para Vigo
- El número de constituciones del depósito y el año de constitución del mismo, en cuatro cifras.
El número asignado a la obra y el año van separados por guiones. Al finalizar cada año se cerrará la numeración, que se iniciará de nuevo al comenzar el año siguiente. Ejemplo: DL VG 1001-2012.
Recursos que mantendrán siempre un único número de depósito legal
- Los recursos continuados, publicaciones periódicas, como diarios y revistas, publicaciones seriadas y recursos integrables aunque su periodicidad sea variable y cambie su formato. En caso de que el editor o impresor cambie de domicilio, el número de depósito legal de esas publicaciones deberá adecuarse a la nueva sede del editor. En cuanto a las ediciones locales de los diarios, cada una de ellas quedará identificada por un número de depósito legal propio.
- Las obras en varios volúmenes.
- Cada uno de los distintos documentos de los que conste una obra, sea cual sea su soporte. Sin embargo, llevarán su propio número de depósito legal las ediciones paralelas, en distintos soportes, con excepción de las diferentes ediciones de los diarios, que se publicarán bajo el mismo número de depósito legal.
En caso de duda sobre cualquier aspecto de la tramitación del depósito legal será la Biblioteca de Galicia quien determine lo que proceda.
Condiciones del depósito de los ejemplares
Las obras deberán depositarse en su integridad. En el caso de presentar algún ejemplar incompleto o defectuoso de una obra, el editor o sujeto obligado, deberá depositar un nuevo ejemplar completo y sin defecto.
Las colecciones de fascículos se depositarán completas y encuadernadas, y las colecciones de banda diseñada de serie limitada, completas.
Todo documento electrónico en soporte tangible se depositará de manera que no sea necesaria la introducción de claves para su lectura, con todos los manuales y, si fuere el caso, del programa que lo acompañe. El sujeto depositante está obligado a facilitar toda la información necesaria para transferir los datos del soporte electrónico originario al soporte de conservación. Los documentos electrónicos cuyo uso caduque en el tiempo deberán entregarse de manera que puedan consultarse sin limitación de tiempo.
Para las películas cinematográficas, documentales o de ficción, se entregará al centro de conservación:
- En películas cinematográficas rodadas en fotoquímico, los materiales de preservación y una copia nueva, con sonido y el etalonaje en formato de 35 mm. En caso de que se hubiese producido en otro formato analógico diferente de 35 mm (fotoquímico o magnético), la copia nueva será en el formato en el que se había estrenado.
- En películas cinematográficas rodadas en digital y destinadas a salas de cine, dos copias: un DCP no encriptado de la versión original y un DCDM o equivalentes de alta resolución y de buena calidad, u otros formatos de preservación que se incluyan en una norma de estandarización.
- En otras películas y series de televisión se entregará una copia del material que garantice la preservación a largo plazo de la versión original, íntegra y emitida, o copia en otros formatos de preservación que se incluyan en una norma de estandarización.
Para las obras que presenten distintas encuadernaciones, otros formatos o fórmulas de presentación se constituirá un nuevo número de depósito legal para cada una de ellas, ya que se tratará como si fuera una obra independiente.
La prensa diaria y las publicaciones periódicas se tratarán como suscripciones para facilitar su entrega inmediata en las oficinas de depósito legal.
Número de ejemplares a depositar
Según el tipo de obra de la que se trate deberá depositarse un número de ejemplares concretos a los diferentes centros conservadores. En el caso de las obras editoriales estos centros son las oficinas del depósito Legal, la Biblioteca de Galicia, la Biblioteca Nacional de España y la Biblioteca Central Territorial. Para las obras cinematográficas, los centros conservadores son las oficinas del depósito Legal, la Filmoteca Española y el CGAI-Filmoteca de Galicia.
En el enlace de "Distribución de ejemplares del depósito legal" se recoge la tabla con el el número de volúmenes a depositar para la relación de tipos de obras definidas.